Privacybeleid

1. Wie zijn wij

COPLAN is een co-parenting applicatie (website en mobiele app) die ouders die apart leven helpt om de communicatie, planning en administratie rond hun kinderen soepel te laten verlopen.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

• QOMPLY, handelend onder de naam COPLAN
• Standerdmolen 2, 1135LS Edam
• KvK-nummer: 99311615
• BTW-nummer: NL005380643B81
• E-mail: info@coplan.nl

Voor wie geldt dit beleid

Dit beleid geldt voor drie groepen betrokkenen:

• App-gebruikers (ouders): ouders die de COPLAN-app gebruiken, en professionals die zij binnen een dossier uitnodigen.
• Portaal-gebruikers (mediators en kantoren): professionals en mediationkantoren die COPLAN zakelijk afnemen via het portaal (app.coplan.nl) en betalen via Mollie.
• Bezoekers en geinteresseerden: mensen die onze website bezoeken, contact met ons opnemen of zich inschrijven voor onze nieuwsbrief.

Waar een onderdeel alleen voor een specifieke groep geldt, staat dat er nadrukkelijk bij.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij

Afhankelijk van of je onze app, ons portaal of onze website gebruikt, verwerken wij de volgende categorieen persoonsgegevens. De eerste categorieen gelden voor app-gebruikers (ouders); daaronder staan de gegevens van portaal-gebruikers en bezoekers.

Accountgegevens

• Naam en achternaam
• E-mailadres
• Wachtwoord. Dat slaan we niet op maar hashen we: er wordt een onomkeerbare code van gemaakt. Ook wij kunnen je wachtwoord dus niet uitlezen, en bij een datalek is er geen wachtwoord om te stelen.
• Profielfoto (optioneel)
• Als je inlogt met Apple of Google: het e-mailadres en de naam die die dienst met ons deelt. Kies je bij Apple voor een verborgen e-mailadres, dan ontvangen wij alleen dat doorstuuradres.

Gegevens die je in de app invoert

• Berichten tussen ouders (met tijdstempel, niet te wissen)
• Kalender, zorgschema, wisselmomenten en vakantieperiodes
• Gedeelde documenten en bestanden
• Kostenoverzichten, uitgaven en betaalverzoeken
• Gegevens over kinderen: voornaam en geboortedatum
• Schoolgegevens en noodcontacten van de kinderen

Bijzondere persoonsgegevens (gezondheid)

In de app kun je gegevens rond de zorg voor je kinderen vastleggen. Wij maken daarbij onderscheid tussen twee soorten.

Contactgegevens zoals de naam en het telefoonnummer van de huisarts of tandarts, de zorgverzekeraar en het polisnummer zijn gewone persoonsgegevens. Uit de naam van een huisartsenpraktijk volgt immers geen gezondheidstoestand. Die staan in de app gewoon beschikbaar voor beide ouders, juist omdat je er snel bij wilt kunnen als er iets aan de hand is.

Gezondheidsgegevens zoals allergieen, medicatie en bijzonderheden zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Die verwerken wij uitsluitend met uitdrukkelijke toestemming, en wel van beide ouders: bij gezamenlijk gezag beslist niet een ouder alleen over de gezondheidsgegevens van het kind. Zolang die toestemming er niet van allebei is, geeft ons systeem deze gegevens niet vrij. Dat is geen instelling in het scherm maar een blokkade in de database zelf. Toestemming geldt een jaar en kan op elk moment worden ingetrokken.

Dezelfde regel geldt voor documenten. Wij kunnen niet in een geupload bestand kijken, dus vragen wij bij het uploaden of het medische of andere gevoelige gegevens bevat. Geef je dat aan, dan valt het bestand onder dezelfde bescherming.

De inhoud die je in de app plaatst is alleen toegankelijk voor de betrokken ouders en een eventueel uitgenodigde professional (zoals een mediator). Wij verkopen deze gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.

Technische gegevens

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Apparaatgegevens (besturingssysteem, schermresolutie)
• Datum en tijdstip van toegang

Gegevens van portaal-gebruikers (mediators en kantoren)

• Kantoornaam en factuure-mailadres
• Naam van de contactpersoon
• Gekozen abonnement en betaalstatus

Gegevens van bezoekers en geinteresseerden

• Naam en e-mailadres bij een contactverzoek of nieuwsbriefinschrijving
• Bedrijfsnaam, als je die zelf opgeeft

3. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Twee regels gaan boven alle termijnen hieronder:

• Verwijder je je account, dan verwijderen wij je gegevens. Alleen onze financiele administratie bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat eist.
• Gebruikt niemand het dossier nog, dan ruimen wij het op. Heeft geen van beide ouders twaalf maanden ingelogd, dan sturen wij een waarschuwing per e-mail. Reageert er niemand, dan verwijderen wij het dossier dertig dagen later.

Je bewijspositie loopt daar geen schade door op: je kunt op elk moment een ondertekende en getijdstempelde export van je dossier downloaden. Die blijft van jou, ook nadat je bij ons stopt, en is zelfstandig te controleren op coplan.nl/integriteit.

De termijnen per soort gegevens:

• Accountgegevens: tot maximaal 12 maanden na verwijdering van je account.
• App-inhoud (berichten, kalender, documenten, kosten): tot het moment dat je je account verwijdert. Verwijder je je account terwijl je een dossier deelt met de andere ouder, dan blijft het gedeelde logboek (berichten en afspraken) voor die ouder beschikbaar als controleerbaar dossier. Dit wordt per dossier bewaard, standaard tot 7 jaar (84 maanden), waarna het wordt verwijderd.
• Technische loggegevens: maximaal 6 maanden.
• Financiele gegevens: 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.
• Zakelijke relaties (mediationkantoren): gedurende de klantrelatie; facturatiegegevens 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.
• Zakelijke leads: maximaal 24 maanden als er geen klantrelatie ontstaat.
• Nieuwsbriefinschrijvingen: tot je je uitschrijft; daarna verwijderen wij je gegevens uit onze mailinglijst.

5. Delen met derden

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met de volgende partijen, en alleen voor zover dat noodzakelijk is:

• Hostingprovider: Supabase Inc. (verwerking in de EU, Frankfurt) voor het opslaan van data op beveiligde servers binnen de EU/EER.
• Hostingprovider (zakelijk en CRM): Hetzner Online GmbH (Duitsland, EU). Onze zakelijke contact- en relatieadministratie (CRM) beheren wij op onze eigen, afgeschermde server bij Hetzner binnen de EU. Deze gegevens delen wij niet met een externe CRM-partij.
• Betalingsprovider (ouders): Apple Inc. (App Store) en Google LLC (Google Play) voor het verwerken van abonnementsbetalingen. Wij slaan zelf geen creditcard- of bankgegevens op.
• Abonnementsbeheer: RevenueCat, Inc. voor het administreren van app-abonnementen. Hierbij worden een gebruikers-id en de status van je abonnement verwerkt, geen betaalgegevens.
• Betalingsprovider (kantoren): Mollie B.V. (Nederland) voor het verwerken van abonnementsbetalingen van mediationkantoren die COPLAN zakelijk gebruiken.
• E-mailserviceprovider: Resend Inc. (verwerking in de Verenigde Staten) voor het versturen van transactionele e-mails (wachtwoordherstel, uitnodigingen, notificaties). Resend is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Wij versturen hierbij alleen een naam en e-mailadres, nooit dossierinhoud.
• Analyticsplatform: Vercel Inc. voor het verzamelen van geanonimiseerde websitestatistieken (paginaweergaves, verwijzingsbronnen). Er worden geen persoonsgegevens opgeslagen en er worden geen cookies geplaatst.
• Foutmonitoring: Sentry (Functional Software, Inc.) voor het automatisch detecteren en rapporteren van technische fouten. Bij een fout kunnen technische gegevens (browsertype, URL, stacktrace) worden verstuurd. Er worden geen inhoudelijke gebruikersgegevens meegestuurd.
• Uptimemonitoring: BetterStack Inc. voor het bewaken van de beschikbaarheid van onze dienst. Hierbij worden geen persoonsgegevens verwerkt.

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.

Doorgifte buiten de EU/EER. De inhoud van je dossier — berichten, documenten, agenda, kosten en de gegevens over je kinderen — staat bij Supabase in Frankfurt en verlaat de EU niet. Een aantal ondersteunende diensten verwerkt wel in de Verenigde Staten: Resend (e-mail), Sentry (foutmeldingen), RevenueCat (abonnementen) en Vercel (website). Die ontvangen geen dossierinhoud. Voor die doorgifte gelden standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de partij daarvoor is gecertificeerd, het EU-U.S. Data Privacy Framework.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Hieronder vallen onder andere:

• Versleutelde verbindingen (TLS/SSL)
• Versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing)
• Toegangscontrole op basis van rollen
• Regelmatige beveiligingsupdates en monitoring
• Toegang per dossier afgedwongen in de database zelf, niet alleen in de app

Een datalek of kwetsbaarheid melden

Vermoed je een datalek of heb je een kwetsbaarheid gevonden? Mail dan security@coplan.nl. Je krijgt binnen een werkdag antwoord. Wij hebben een vaste procedure om een melding te beoordelen en, waar dat moet, binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen te informeren.

Onderzoekers die netjes melden en niet meer gegevens opvragen dan nodig is om het probleem aan te tonen, ondernemen wij geen juridische stappen tegen.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je kunt verzoeken om verwijdering van jouw gegevens. Je kunt je account bovendien zelf verwijderen in de app onder Instellingen. Daarbij worden jouw persoonsgegevens verwijderd, met uitzondering van gegevens die de andere ouder nog nodig heeft of die wij wettelijk moeten bewaren.
• Recht op beperking: je kunt vragen om de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

Je kunt jouw verzoek indienen via info@coplan.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op je verzoek.

7a. Kinderen en leeftijd

COPLAN is bedoeld voor ouders. Een account aanmaken kan vanaf 18 jaar. De gegevens in een dossier gaan wel over kinderen, en die kinderen zijn daarmee zelf betrokkene in de zin van de AVG.

• Tot 16 jaar geven de ouders met gezag namens het kind toestemming voor het verwerken van zijn of haar gegevens (artikel 5 Uitvoeringswet AVG).
• Vanaf 16 jaar beslist het kind daar zelf over. Een ouder kan die toestemming dan niet meer namens het kind geven. Wij wijzen ouders daar in de app actief op zodra hun kind die leeftijd bereikt.
• Vanaf 12 jaar geldt bovendien dat een kind volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst meebeslist over medische behandelingen, en dat een ouder toestemming van het kind nodig heeft om het medisch dossier bij de zorgverlener in te zien. Die wet geldt voor zorgverleners en niet voor ons, maar wij wijzen ouders er wel op.

Wil een kind zijn of haar rechten uitoefenen — inzage, correctie of verwijdering — dan kan dat via info@coplan.nl, net als voor iedere andere betrokkene.

8. Cookies

De COPLAN-website en app maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieen. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de dienst. Analytische cookies worden alleen geplaatst met jouw toestemming.

Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

9. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen brengen wij je hiervan op de hoogte via e-mail of een melding in de app.

10. Contact en klachten

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:

• E-mail: info@coplan.nl
• KvK-nummer: 99311615

Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.